L’article 18 de la Llei 14/2013 estableix que tots els llibres que obligatòriament hagin de portar els empresaris es legalitzaran telemàticament al Registre Mercantil abans que transcorrin quatre mesos següents a la data de tancament de l’exercici. Per tant, si l’exercici coincideix amb l’any natural el darrer dia per legalitzar els llibres de l’exercici 2021 és el 30 d’abril de 2022.
No obstant això, des del punt de vista mercantil, juntament amb aquesta obligació no s’ha estipulat cap tipus de règim sancionador per la seva falta de legalització o per l’incompliment en el termini, a diferència del que passa amb la manca de dipòsit dels comptes anuals.
De fet, l’únic esment que realitza el Reglament del Registre Mercantil i la resta de legislació sobre la matèria és que el registrador farà constar que la legalització s’ha sol·licitat fora del termini legal a la certificació que estendrà per la legalització dels llibres, sense que això suposi a la pràctica cap greuge respecte de qui sí que troba legalitzat els llibres en temps i forma.
D’altra banda, des del punt de vista tributari, l’article 200 de la Llei General Tributària contempla com una infracció greu incomplir obligacions comptables i registrals, cosa que comportaria una sanció de 150 o 300€, si bé fins ara no tenim constància que s’hagi emprat aquest article per sancionar la mera falta de legalització dels llibres sense venir precedida d’altres incompliments comptables, com ja augurava al seu dia la consulta vinculant V1689-10, de 23/07/2010, de la Direcció General de Tributs:
Cal assenyalar que la manca de legalització o de dipòsit, juntament amb altres incompliments d’índole comptable o registral, pot incidir en la determinació de l’existència d’anomalies substancials en la comptabilitat que afectin la qualificació de possibles infraccions tributàries. Per tant, caldrà estar a les circumstàncies de cada cas concret per determinar si aquesta manca de legalització o de dipòsit de llibres pogués ser constitutiu d’infracció tributària.
Arribats a aquest punt semblaria que, si s’ha portat una comptabilitat ordenada, sense retards substancials i s’han complert les obligacions fiscals, no existiria cap al·licient per fer la legalització telemàtica dels llibres al Registre Mercantil.
La legalització de llibres dona valor al contingut dels mateixos a efectes probatoris a l’hora de defensar una postura o operació davant dels tribunals. Si els llibres no han estat legalitzats, el contingut dels llibres ha pogut ser alterat i per tant no tindrien valor probatori. Mentre tot vagi bé a l’empresa, sense conflictes entre socis, ni altercats amb altres parts, pot ser que la legalització dels llibres sembli sense valor però una vegada que es troba amb aquestes vicissituds pot penedir-se de no haver actuat conforme a les prescripcions legals.
Fins i tot a les societats unipersonals, mancades per definició de conflictes entre socis, la legalització dels llibres, especialment del llibre-registre de contractes amb el soci únic, es fa imprescindible. Així ho exigeix l’article 16 del text refós de la Llei de Societats de Capital perquè els contractes signats entre el soci únic i la societat siguin oposables a la massa en cas de concurs.
En cas contrari, si la societat unipersonal entra en concurs, a l’hora de valorar la massa passiva, és a dir, l’import total degut als creditors, el soci únic no podrà fer constar com a part dels drets de cobrament contrets amb la societat per les operacions efectuades entre tots dos, com per exemple per la prestació de serveis professionals o per la feina desenvolupada, per la qual cosa fins que no cobressin la resta de creditors no podria cobrar el soci únic cap import derivat d’aquesta operació.
Per mantenir intacte el valor probatori dels llibres legalitzats, l’empresari haurà de conservar una còpia informàtica d’idèntic contingut i format dels fitxers corresponent als llibres presentats a legalitzar.
