Per començar, és important recordar que la factura és un element fonamental en els lliuraments de béns i prestacions de serveis, a més de ser la prova dels impostos associats a aquestes operacions.

D’aquesta manera, els empresaris o professionals estan obligats a expedir factura i còpia d’aquesta pels lliuraments de béns i prestacions de serveis que realitzin en el desenvolupament de la seva activitat en els següents casos: i) quan el destinatari sigui un empresari o professional i actuï com a tal, ii) quan el destinatari de l’obligació així ho exigeixi per a l’exercici de qualsevol dret de naturalesa tributària, iii) quan es realitzin exportacions de béns exemptes d’IVA (llevat de les realitzades en botigues lliures d’impostos), iv) quan es realitzin entregues intracomunitàries de béns exemptes d’IVA, v) quan el destinatari sigui una Administració Pública o una persona jurídica que no actuï com a empresari o professional vi) quan es realitzin determinats lliuraments de béns objecte d’instal·lació o muntatge abans de la seva posada a disposició, quan aquella s’ultimi en el territori d’aplicació de l’impost i vii) quan es realitzin vendes a distància i lliuraments de béns objecte d’Impostos Especials, sempre que s’entenguin realitzades en el Territori d’Aplicació de l’impost.

Arribats a aquest punt, convé recordar quines són les dades que ha d’incloure tota factura completa i les seves corresponents còpies, ja que complir amb aquests requisits és garantia d’obtenir el dret a la deducció, fent possible obtenir la devolució dels impostos sobre les vendes inclosos en la factura. A més, cal conservar còpia de la mateixa. Els requisits que ha d’incloure la factura són els següents:

• Número i, si escau, sèrie. La numeració de les factures dins de cada sèrie serà correlativa.
• La data de la seva expedició.
• Nom i cognoms, raó o denominació social completa, tant de l’obligat a expedir factura com del destinatari de les operacions.
• Número d’Identificació Fiscal atribuït per l’Administració Tributària espanyola o, si s’escau, per la d’un altre Estat membre de l’Unió Europea, amb el qual ha realitzat l’operació l’obligat a expedir la factura.
• Domicili, tant de l’obligat a expedir factura com del destinatari de les operacions.
• Descripció de les operacions.
• El tipus impositiu o tipus impositius, si s’escau, aplicats a les operacions.
• La quota tributària que, si escau, es repercuteixi, que s’ha de consignar per separat.
• La data en què s’hagin efectuat les operacions que es documenten o en què, si escau, s’hagi rebut el pagament anticipat, sempre que es tracti d’una data diferent de la d’expedició de la factura.

No obstant, hi ha operacions específiques on les circumstàncies exigeixen que s’incloguin dades addicionals, i que apareixen regulats a partir de la lletra j) del Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació com ara que l’operació que es documenta estigui exempta, si es tracta d’un lliurament de mitjans de transport nous, facturació per destinatari, una operació en règim especial d’agències de viatges, etc.