Si hay algo que caracteriza al mes de enero es que estamos en una época del año turbulenta en lo que a labores administrativas se refiere. Junto a la presentación de las autoliquidaciones trimestrales hay que hacer frente a los correspondientes resúmenes anuales y al propio cierre del ejercicio.
Tal acumulación de trabajo puede llevar a centrar los esfuerzos en aquellas tareas con un plazo determinado, como es la presentación de los diferentes modelos tributarios para evitar posibles sanciones y dejar para más tarde otras obligaciones necesarias pero sin fecha exacta como el propio cierre contable. Pero, ¿Cuánto tiempo podemos demorar el cierre contable?
Si bien el cierre definitivo del ejercicio debería acometerse lo antes posible para afrontar la toma de decisiones con toda la información a nuestro alcance, puede realizarse de forma escalonada teniendo en cuenta los diferentes requerimientos de información que se producen a lo largo del año respecto del ejercicio anterior.
Además para abrir el nuevo ejercicio contable y anotar el registro de las operaciones que se vayan realizando tendremos que cerrar el anterior, aunque sea de una forma burda y con la idea de “reabrirlo” más tarde para cerrarlo correctamente.
Con esta idea en la cabeza, las fechas clave que debemos tener en cuenta son:
20 de enero
Con la presentación de los distintos modelos de retenciones (111, 115 y 123) tendremos que tener cuadradas las partidas de gastos correspondientes a retribuciones al personal, seguridad social, servicios profesionales recibidos, arrendamientos pagados e intereses y dividendos devengados, que también debe coincidir con las cifras declaradas en los respectivos resúmenes anuales (190, 180 y 193) antes del 31 de enero.
31 de enero
Con la presentación de las distintas declaraciones de IVA (303, 349 y 390) ya conocemos el volumen de operaciones del ejercicio por lo que las distintas partidas de ingresos ya son inamovibles, así como los gastos que hayan supuesto la deducción del IVA soportado (salvo farragosas declaraciones complementarias).
Una segunda conciliación de estas partidas vendrá con la presentación de la declaración de operaciones con terceras personas (modelo 347) antes de terminar febrero, en donde además deben coincidir otras partidas por importe superior a 3.005,06€, como subvenciones o indemnizaciones recibidas.
31 de marzo
De acuerdo con el artículo 253 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados. Obviamente, para poder formular las cuentas anuales es necesario haber cerrado definitivamente el ejercicio, si bien no existe un procedimiento sancionador que nos impida retrasar este proceso sin consecuencias, más allá de las propias exigencias de socios y/o superiores.
30 de abril
La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en su artículo 18, establece la obligación de legalizar telemáticamente los libros que deban llevar los empresarios antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio. La legalización del libro de inventarios supone conocer la variación de existencias, el libro de socios (o de acciones nominativas) tener anotadas las operaciones que alteren su participación en el capital y en especial el libro de actas conlleva tener correctamente registrados todos los acuerdos alcanzados por administradores y socios. No obstante, muchas empresas siguen sin realizar este trámite.
25 de julio
La presentación de la declaración del Impuesto sobre Sociedades (modelo 200) implica, junto con el depósito de las cuentas anuales (hasta un mes después a su aprobación), dar carpetazo total al ejercicio anterior, por lo que ya no podremos demorar más el cierre contable, en aquellos aspectos no contemplados en los apartados anteriores. Las dotaciones, regularizaciones y ajustes que no hayamos contabilizado ya tendrán consecuencias nefastas, desde un pago de impuestos superior al debido hasta incluso en el peor de los casos inspecciones y sanciones varias.
Recuerde que:
Suponiendo que nuestro ejercicio económico coincida con el año natural, la fecha de cierre del ejercicio es el 31 de diciembre. La conciliación de saldos, amortizaciones, regularizaciones, liquidaciones y demás procesos a tener en cuenta en el cierre contable tendrán esa fecha aunque materialmente se realicen con posterioridad, dentro de los límites indicados.
