Si hi ha alguna cosa que caracteritza el mes de gener és que estem en una època de l’any turbulenta pel que fa a tasques administratives. Al costat de la presentació de les autoliquidacions trimestrals cal fer front als corresponents resums anuals i al propi tancament de l’exercici.
Tal acumulació de treball pot portar a centrar els esforços en aquelles tasques amb un termini determinat, com és la presentació dels diferents models tributaris per evitar possibles sancions i deixar per a més tard altres obligacions necessàries però sense data exacta com el propi tancament comptable. Però, quant de temps podem demorar el tancament comptable?
Si bé el tancament definitiu de l’exercici hauria d’escometre el més aviat possible per afrontar la presa de decisions amb tota la informació al nostre abast, pot realitzar-se de forma esglaonada tenint en compte els diferents requeriments d’informació que es produeixen al llarg de l’any respecte de l’exercici anterior.
A més per obrir el nou exercici comptable i anotar el registre de les operacions que es vagin realitzant haurem de tancar l’anterior, encara que sigui d’una manera barroera i amb la idea de «reobrir» més tard per tancar-la correctament.
Amb aquesta idea al cap, les dates clau que hem de tenir en compte són:
20 de gener
Amb la presentació dels diferents models de retencions (111, 115 i 123) haurem de tenir quadrades les partides de despeses corresponents a retribucions a personal, seguretat social, serveis professionals rebuts, arrendaments pagats i interessos i dividends meritats, que també ha de coincidir amb les xifres declarades en els respectius resums anuals (190, 180 i 193) abans del 31 de gener.
31 de gener
Amb la presentació de les diferents declaracions d’IVA (303, 349 i 390) ja coneixem el volum d’operacions de l’exercici pel que les diferents partides d’ingressos ja són inamovibles, així com les despeses que hagin suposat la deducció de l’IVA suportat (excepte farragoses declaracions complementàries).
Una segona conciliació d’aquestes partides vindrà amb la presentació de la declaració d’operacions amb terceres persones (model 347) abans d’acabar febrer, on a més han de coincidir altres partides per import superior a 3.005,06€, com subvencions o indemnitzacions rebudes.
31 de març
D’acord amb l’article 253 del Reial Decret Legislatiu 1/2010, de 2 de juliol, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de Societats de Capital, els administradors de la societat estan obligats a formular, en el termini màxim de tres mesos comptats a partir del tancament de l’exercici social, els comptes anuals, l’informe de gestió i la proposta d’aplicació del resultat, així com, si és el cas, els comptes i l’informe de gestió consolidats. Òbviament, per poder formular els comptes anuals cal haver tancat definitivament l’exercici, si bé no hi ha un procediment sancionador que ens impedeixi retardar aquest procés sense conseqüències, més enllà de les pròpies exigències de socis i/o superiors.
30 d’abril
La Llei 14/2013, de 27 de setembre, de suport als emprenedors i la seva internacionalització, en el seu article 18, estableix l’obligació de legalitzar telemàticament els llibres que hagin de portar els empresaris abans que transcorrin quatre mesos des de la data de tancament de l’exercici. La legalització del llibre d’inventaris suposa conèixer la variació d’existències, el llibre de socis (o d’accions nominatives) tenir anotades les operacions que alterin la seva participació en el capital i en especial el llibre d’actes comporta tenir correctament registrats tots els acords assolits per administradors i socis. No obstant, moltes empreses segueixen sense realitzar aquest tràmit.
25 de juliol
La presentació de la declaració de l’Impost sobre Societats (model 200) implica, juntament amb el dipòsit de comptes anuals (fins a un mes després a la seva aprovació), donar carpetada total a l’exercici anterior, de manera que ja no podrem demorar més el tancament comptable, en aquells aspectes no contemplats en els apartats anteriors. Les dotacions, regularitzacions i ajustos que no hàgim comptabilitzat ja tindran conseqüències nefastes, des d’un pagament d’impostos superior al degut fins i tot en el pitjor dels casos inspeccions i sancions diverses.
Recordeu que:
Suposant que el nostre exercici econòmic coincideix amb l’any natural, la data de tancament de l’exercici és el 31 de desembre. La conciliació de saldos, amortitzacions, regularitzacions, liquidacions i altres processos a tenir en compte en el tancament comptable tindran aquesta data encara que materialment es realitzin amb posterioritat, dins dels límits indicats.
